Assistenz Intendanz (m/w/d/k)

Die Berlinale sucht zum 15.11.2025 befristet bis zum 31.10.2027
eine Assistenz (m/w/d/k) der Festivaldirektorin
Bei entsprechender Eignung ist eine Verlängerung angestrebt.

Sie sind eine zentrale Stütze für eine der anspruchsvollsten Führungspositionen in der internationalen Filmbranche und übernehmen eine wichtige und vertrauensvolle Rolle im Intendanzbüro der Berlinale. Als Persönliche Assistenz der Festivaldirektorin unterstützen Sie diese in ihrem vielseitigen und hochrangigen Aufgabenbereich: Sie gewährleisten eine reibungslose interne und externe Kommunikation, koordinieren Reisen und Termine, pflegen bestehende Kontakte und knüpfen neue. Auch während der Festivalwochen verantworten Sie die Planung und Steuerung ihres Kalenders und stehen ihr in dieser intensiven Zeit bei protokollarischen und weiteren hochrangigen Verpflichtungen zur Seite.

Unsere Aufgaben – Ihre Stärken.

• Sie unterstützen die Festivaldirektorin souverän in Deutsch und Englisch bei der täglichen Organisation ihrer vielfältigen Aufgaben
• Sie priorisieren und bearbeiten selbstständig den Terminkalender der Intendantin und dazugehörige Korrespondenzen
• Sie planen interne und externe Verpflichtungen und internationale Dienstreisen der Intendantin vorausschauend
• Sie behalten im Informationsfluss zwischen der Direktorin und den Abteilungen der IFB stets den Überblick
• Sie unterstützen die Festivalleitung beim Austausch mit externen Partnern, Politik und Interessengruppen und erstellen dafür Briefings, Präsentationen und Dossiers
• Sie recherchieren gelegentlich Künstler*innen für die Jurys und Auszeichnungen des Festivals und übernehmen die Korrespondenz im Namen der Direktorin
• Während des Festivals und auf offiziellen Terminen kommen Ihnen Ihr Organisationstalent und Ihre freundliche und umsichtige Art noch einmal besonders zugute

Unsere Anforderungen – Das bringen Sie mit.

• Sichere Deutsch- und Englischkenntnisse sowohl schriftlich als auch mündlich (C2 – Niveau)
• Kenntnisse und Interesse an der internationalen Filmindustrie und/oder Kulturbranche
• Erfahrung als Assistentin der Geschäftsführung im deutschen öffentlichen, kulturellen oder diplomatischen Sektor ebenfalls wünschenswert
• Vorausschauendes Planen und Lösungsorientierung gehören zu Ihren Stärken und Herausforderungen gehen Sie mit Leichtigkeit an

Willkommen bei uns – Das bieten wir.

• Ein vielseitiges Aufgabenfeld in einem dynamischen Team einer impulsgebenden Kulturinstitution
• Eine Bezahlung nach Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD 8)
• Zusätzliche Altersvorsorge (VBL)
• Wöchentliche Arbeitszeit von 39 Stunden
• 30 Urlaubstage pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche
• Zusätzlicher freier Tag an Heiligabend und Silvester
• Förderung der Gesundheit und Entwicklung unserer Mitarbeiter*innen durch Veranstaltungen, Seminare und Fortbildungen
• Vergünstigte Veranstaltungstickets für Programmveranstaltungen der KBB GmbH
• Vergünstigungen beim Jobticket öffentlicher Nahverkehr

Ihre Bewerbung.

Bitte reichen Sie die vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, ggfs. Referenzen) bis 25.10.2025 ausschließlich über den Online bewerben Button ein.

Kontakt und Wissenswertes.

Für inhaltliche Fragen steht Ihnen Florian Weghorn unter weghorn@berlinale.de zur Verfügung.

Erfüllen Sie nicht jede einzelne gewünschte Anforderung? Wir möchten Sie ermutigen, sich trotzdem zu bewerben. Vielleicht sind Sie genau der/die richtige Kandidat*in für diese Position.

Aus technischen Gründen sind wir aktuell leider noch nicht in der Lage, Bewerbungen ohne Namen zu berücksichtigen. Wir bitten Sie dennoch, bei Ihrer Bewerbung auf die Einsendung eines Bewerbungsfotos und auf Angaben, die Rückschlüsse auf Ihre Herkunft, Ihre geschlechtliche Identität, Ihr Alter oder andere persönliche Merkmale zulassen, zu vermeiden. Menschen aus unterrepräsentierten Gruppen laden wir ausdrücklich ein, sich bei uns zu bewerben. 

Bei weiteren Fragen bitten wir Sie ganz herzlich, unsere Webseite zu besuchen: https://www.kbb.eu. Dort finden Sie Informationen zu unserem Bewerbungsprozess, zu Diversität und Inklusion sowie zu den Datenschutzbestimmungen der KBB GmbH.

Wir können Kosten, die im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren entstanden sind, nicht erstatten. Wir bitten um Verständnis.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

The KBB – Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin GmbH provides the foundation for the following three leading cultural institutions in Berlin:
The Berlin International Film Festival, The Haus der Kulturen der Welt, and The Berliner Festspiele, including its festival venue and exhibition space, The Martin Gropius Bau.

The Berlin International Film Festival (Berlinale) is the capital city‘s most significant cultural event. As one of the most prestigious occasions in the international film industry, the Berlinale stands among the world’s largest public film festivals.

The Executive Office of the Berlinale is seeking
from 15 November 2025 until 31 October 2027
an Assistant for the Festival Director

If suitable, an extension of the contract is sought

You will be a vital support for one of the busiest posts in the film industry and assume an important and trusted position in the Berlinale’s Executive Office. As Personal Assistant to the Festival Director, you provide high-level administrative and organisational support across a wide range of responsibilities such as ensuring smooth internal and external communication, coordinating travel and appointments, maintaining established relationships and developing new ones. The role also plans the schedule of the Director during the festival weeks and accompanies her on official engagements during this intensive period.

Your Responsibilities – Your strengths

• You will confidently support the Festival Director in German and English in the daily organisation of her diverse tasks.
• You will responsibly prioritise and manage the Director’s schedule and related correspondence.
• You will proactively plan the Director’s internal and external commitments and often, international business trips.
• You will maintain an overview of the flow of information between the Director and the Berlinale departments.
• You will support the festival management in their exchanges with external partners, politicians, and stakeholder groups, and prepare briefings, presentations, and dossiers for this purpose.
• You will occassionally research artists for the festival’s juries and awards and handle correspondence on behalf oft he director.
• Your organisational skills and friendly, thoughtful manner will once again be particularly valuable at almost all of the Director’s official engagements and appointments during the festival
  
  
  

Your Profile – What You Bring

• Excellent command of German and English, both written and spoken (C2 level)
• Strong knowledge of and interest in the international film industry and/or cultural sector
• Prior experience as an Executive or Personal Assistant within the German public, cultural or diplomatic environment is also desirable
• Foward planning, teamwork and a solution-oriented mindset are among your strengths, and you tackle challenges with ease
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What We Offer

• A varied and engaging position within a dynamic team at one of Berlin’s leading cultural institutions
• Remuneration in line with the Collective Agreement for the Public Sector (TVöD 8)
• Additional pension scheme (VBL)
• 39-hour working week
• 30 days of annual leave based on a five-day working week
• Additional days off on Christmas Eve and New Year’s Eve
• Health and professional development opportunities through workshops, seminars and training
• Discounted tickets for KBB GmbH events
• Reimbursement when using public transport

Your Application

Please submit your complete application in either English or German (cover letter, CV, certificates and, where applicable, references) by 25 October 2025 exclusively via the “Apply online” button.

Contact and Further Information

For content-related questions, please contact Florian Weghorn at weghorn@berlinale.de.

Missing a requirement or two? We strongly encourage you to apply nevertheless. You might be exactly the right candidate for this role.

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We explicitly encourage applications from people from underrepresented groups.

For more information, please visit our website, www.kbb.eu. There you can find details about our recruitment process, diversity and inclusion efforts, as well as data protection policy.

Please note that we are unable to reimburse any expenses incurred in connection with the application process. We thank you for your understanding.

We look forward to receiving your application!