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Das Haus der Kulturen der Welt (HKW) – ein Geschäftsbereich der Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin (KBB) GmbH – ist ein kosmopolitischer Ort für zeitgenössische Künste und zugleich ein Forum für aktuelle Entwicklungen und Debatten.

 

Der Bereich Intendanz sucht

vom 01. November 2020 bis 31.12.2021 eine

Projektassistenz kaufmännische Sachbearbeitung und Gästemanagement (w/m/d)

im Rahmen des Projektes „Das ganze Leben. Ein Archiv-Projekt“.

 

Archive dokumentieren unterschiedlichste Formen kultureller und geistiger Aktivität. Ihre jeweilige Sammlungsspezifik setzt methodische und fachliche Expertise voraus. Das HKW arbeitet für das Projekt bis 2021 mit einem Netzwerk von Partner*innen aus den unterschiedlichsten Bereichen, die gemeinsam neue Archivpraxen erproben. Ziel des Kooperationsprojekts ist es, modellhaft interdisziplinäre Forschungsmethoden und theoretische Ansätze im Umgang mit Archiven zu entwickeln und die Rolle von Archiven im Kontext aktueller Fragestellungen zu eruieren.

Im Rahmen des Kooperationsverbunds entsteht im April 2020 eine 1-Wöchige Akademie zusammen mit jungen Forscher*innen, die mit wissenschaftlichen und künstlerischen Möglichkeiten der Wissensproduktion in Archiven experimentieren und Methoden entwickeln, die aktuelle gesellschaftspolitische Entwicklungen und erkenntnistheoretische Fragestellungen verbinden. Im Anschluss findet ein Kongress mit begleitender Ausstellung statt, der Expert*innen und künstlerische Positionen zu dem langjährigen Forschungsprojekt versammelt.

 

Ihre Aufgaben - Gestalten, mitwirken und teilhaben.

Assistenz im Rahmen der Sachbearbeitung

  • Prüfung, Bearbeitung und Buchung von Belegen und Rechnungen (Überwachung des Zahlungseingangs, Rechnungserstellung, Mahnwesen) mittels diverser Software-Anwendungen und deren Dokumentation
  • Vertragsmanagement: Erstellung, Prüfung und Vertragsabwicklung von Verträgen in Rücksprache mit Projektleitung und diesbezüglich Kommunikation mit den Fachabteilungen der KBB-Zentrale
  • Unterstützung der Budgetverantwortlichen bei Projektkalkulationen: Erstellung und Kontrolle von Budgets
  • Allgemeine übergreifende Organisationsaufgaben: Sitzungskoordination, -protokollierung und zentrale Informationspflege, Ablagemanagement

 

Assistenz im Rahmen des Gästemanagements

  • Korrespondenz sowie Hotel- und Reisekoordination mit allen Beitragenden
  • Koordination der Anwesenheit der Gäste: Reise- und Hotelbuchung, Organisation des Aufenthalts (Erstellung und Kommunikation von Zeitplänen, Koordination der Abholung, etc.) mit allen Bereichen im Haus
  • Mitwirkung bei der Herstellung und Pflege von Kontakten zu Partner*innen, Betreuung von Künstler*innen und Referent*innen

Unsere Anforderungen – Das bringen Sie mit.

  • Sie verfügen bereits über Berufserfahrung, haben eine Affinität zum Kulturbereich und Interesse an der Eventarbeit sowie an dem Austausch mit internationalen Gästen.
  • Sie besitzen eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung / Verwaltungsausbildung oder gleichwertige Kenntnisse und Fähigkeiten.
  • Sie haben sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, idealerweise weitere Sprachkenntnisse.
  • Sie besitzen ausgeprägte Organisations- und Kommunikationskompetenzen, sind belastbar, arbeiten zielorientiert und transparent.
  • Sie haben ein sympathisches und sicheres Auftreten (auch am Telefon) und Erfahrungen mit internationalen Gästen.
  • Hohe Motivation und Spaß an der Teamarbeit setzen wir ebenso voraus wie eine sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise.
  • Die sichere Anwendung von MS Office Programmen ist unabdingbar.

 

Willkommen bei uns.

Wir bieten ein vielseitiges Aufgabenfeld mit großer Eigenverantwortlichkeit. Unsere innovative Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien und schnellen Entscheidungen bietet Gestaltungsmöglichkeiten und optimale Voraussetzungen für Ihre berufliche und persönliche Entwicklung. Ein flexibles Arbeitszeitmodell ermöglicht familienfreundliche Bedingungen. Unser anspruchsvolles Unternehmensleitbild legt den Grundstein für das gute Betriebsklima. Wir bieten eine leistungsgerechte Bezahlung nach TVöD (Entgeltgruppe 8) sowie die im öffentlichen Dienst übliche zusätzliche Altersvorsorge (VBL). Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden.

Die KBB setzt sich für Diversität und Inklusion in unseren Teams ein. Unterschiedliche Perspektiven und Erfahrungen unserer Beschäftigten sind Garanten für Kreativität, Innovation und Erfolg unserer internationalen Kulturarbeit. Deshalb freuen wir uns über Bewerbungen von allen Menschen mit passenden Einstellungsvoraussetzungen, unabhängig von ihrer Herkunft oder ihrem persönlichen Hintergrund. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

 

Kontakt:

Für inhaltliche Rückfragen steht Ihnen Frau Jessica Páez (jessica.paez@hkw.de) gern zur Verfügung.

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, CV, aussagekräftige Zeugnisse/Referenzen) bis zum 25.10.2020 ausschließlich über den Online Bewerben-Button ein.

Nähere Informationen zur KBB finden Sie unter www.kbb.eu

Wir können Ihnen Kosten, die im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren entstanden sind, nicht erstatten. Wir bitten um Ihr Verständnis.

 

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!